Der Hintergrund
Der Green Deal der Europäischen Union (EU) zielt darauf ab, den Kontinent bis spätestens 2050 klimaneutral zu machen. Dabei hat die Europäischen Union das ehrgeizige Ziel, eine gesündere, sauberere und nachhaltigere Lebensweise zu erreichen. Eines der Ziele des Green Deal ist es, den Verbrauch von Ressourcen zu minimieren. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, ist die Einführung des papierlosen Büros.
Papierloses Office: Vorteile für Unternehmen & Organisationen
Während Unternehmen noch sehr viele Wert auf das Drucken und Kopieren legen, bietet es sich an, Dokumente einfach digital für jeden verfügbar zu machen. Dabei ist der Ansatz des papierlosen Office ist eine kostengünstige Lösung, da Unternehmen durch die Umstellung bares Geld sparen. Xerox fand in seiner Studie 2019 mit dem Titel „The Cost of Printing: How Businesses Are Wasting Money On Printing“ heraus, dass die Kosten für den Druck eines einzigen Papierdokuments bis zu 22 Cent pro Büroladung betragen können. Zusätzlich werden auch die Kosten für den Druck von Kopien und die Lagerung von Papierdokumenten erheblich reduziert.
Darüber hinaus spart ein papierloses Office Zeit, da die Mitarbeiter:innen keine Papierdokumente mehr manuell erstellen, bearbeiten oder archivieren müssen. Diese Aufgabe lässt sich viel schneller digital erledigen. Zudem sind digitale Dokumente einfacher zu filtern. Haben Sie zahlreiche Unterlagen digital abgelegt, können Sie durch die Eingabe eines Suchbegriffs gleich alle Dokumente ausgeben lassen, die diesen enthalten.
Erhöhte Effizienz & Umweltschutz durch das papierlose Office
Das papierlose Office ermöglicht es seinen Mitarbeiter:innen mit entsprechenden Zugriffsrechten, Dokumente und Informationen Ihres Unternehmens von überall aufzurufen. Ein Aktivitätstracking bietet hier zusätzliche Sicherheit.
Durch diese Umstellung können jedoch Mitarbeiter:innen schneller und effizienter arbeiten, was die Produktivität Ihres Unternehmens steigert und die Kosten senkt. Außerdem können Arbeitsabläufe automatisiert werden, was ebenfalls Zeit und Geld spart.
Wenn für Sie Homeoffice ein Thema ist, dann hilft die Digitalisierung Ihres Office beim Einhalten des Datenschutzes. Es müssen keine vertraulichen Unterlagen mehr in Papierform oder auf einem Datenträger aus dem Unternehmen mitgenommen werden. So verhindern Sie, dass wichtige Unterlagen in die falschen Hände geraten.
Verbrauchsmaterial wird in Zukunft aufgrund erhöhter Herstellungskosten in Verbindung mit erhöhten Energiepreisen deutlich teurer werden. Hier bietet das papierlose Office eine Chance als Unternehmen diese steigenden Kosten nicht mittragen zu müssen.
Neben dem Kostenaspekt tragen Sie so zu den Zielen des Green Deal der EU und einer nachhaltigen Zukunft bei.
Wie sich das papierlose Office realisieren lässt
Als Unternehmen sollten Sie folgendes bei Ihrer Umstellung auf das papierlose Office beachten.
Sie benötigen
1. digitale Aktenordner und einen Cloud-Dienst.
2. ein Dokumentenmanagementsystems, um das Erstellen, Speichern und Verteilen von Dokumenten zu vereinfachen.
3. einen Workflow, um den Dokumentenfluss zu automatisieren und den Papierverbrauch zu reduzieren.
4. Schulung der Mitarbeiter in Bezug auf die neuen Technologien, um eine reibungslose Implementierung zu gewährleisten.
Es ist also wichtig zunächst eine Bestandsaufnahme durchzuführen, auf dieser Grundlage gelingt es die richtige Software auszuwählen, um die gesamte Datenverarbeitung zu vereinfachen. Dann sollten alle Mitarbeiter im Umgang mit der neuen Technologie geschult werden. Ein Cloud-basierter Diensten bietet die Möglichkeit, Arbeitsergebnisse zu speichern und gemeinsam zu nutzen. Schließlich sollten Sicherheitsrichtlinien eingeführt werden, um zu verhindern, dass sensible Unternehmensinformationen gefährdet werden.
Fazit zum papierlosen Office
Es liegt auf der Hand, dass das papierlose Büro ein zukunftsweisendes Konzept ist. Es hilft Unternehmen Kosten zu sparen und ist ein wichtiger Schritt zur Erreichung der Ziele des Green Deal. Daher ist es wichtig, dass Unternehmen, Organisationen und Einzelpersonen die Umstellung auf ein papierloses Büro in Betracht ziehen, um die Umwelt zu schützen und Kosten zu senken. Wir bieten mit unserem Konzept zum Arbeitsplatz 4.0 passende Lösungen. Dabei beraten und unterstützen wir Sie während des Umstellungsprozesses.
